Цаг бүртгэлгүй байгууллагад үүсдэг 5 асуудал

Орчин үеийн байгууллагын амжилт зөвхөн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанараар хэмжигдэхгүй. Ажилтнуудын бүтээмж, тэдний цагийн зөв зохион байгуулалт, ажлын сахилга бат байгууллагын өсөлт хөгжилд шууд нөлөөлдөг. Тиймээс дэлхийн шилдэг компаниуд бүгд цаг бүртгэлийн ухаалаг шийдэлд тулгуурлаж, хүний нөөцийн менежментээ автоматжуулж байна.

Гэтэл Монголын олон байгууллага одоо ч уламжлалт арга буюу гарын үсэг цуглуулах, Excel хүснэгт хөтлөх, эсвэл огт бүртгэл хөтлөхгүй байх зэргийг ашигласаар байгаа нь богино хугацаанд асуудалгүй мэт боловч урт хугацаанд байгууллагын бүтээмж, соёл, санхүү, хууль эрх зүйд ноцтой эрсдэл авчирдаг.

Доор цаг бүртгэлийн системгүй байгууллагад хамгийн их тулгардаг 5 гол асуудлыг мэргэжлийн өнцгөөс тайлбарлая.

1. Илүү цаг, хоцролт, таслалтын маргаан

Ажилтны ирцийн бодит баримтгүй үед хэзээ ирсэн, хэзээ явсан, хэн илүү цаг ажилласан эсэх нь маргааны хамгийн том эх сурвалж болдог.

• Хэн нэг нь илүү цаг хийсэн гэж шаардах боловч удирдлага нотлох баримтгүй.

• Зарим ажилтан тогтмол хоцорч байгаа эсэхийг бодитоор харуулах боломжгүй.

• Үр дүнд нь ажилтнуудын хооронд “шударга бус байдал” гэсэн сөрөг мэдрэмж бий болж, багийн уур амьсгал муудна.

Цаг бүртгэлийн системгүй үед энэ бүх асуудал хувийн дүгнэлт, итгэлцэл дээр суурилдаг тул байгууллагын соёлд сөрөг нөлөөтэй.

2. Цалин тооцооллын алдаа ба шударга бус байдал

Цалин бол ажилтны хөдөлмөрийн хамгийн том урамшуулал. Харин цаг бүртгэлгүй үед:

• Илүү цаг, ээлжийн ажил, амралт, чөлөө зэрэг хүчин зүйлсийн бодолт ойролцоогоор эсвэл хүний гараар шийдэгддэг.

• Энэ нь зарим ажилтан хохирох, зарим нь эсрэгээрээ илүү авах эрсдэл дагуулна.

• Удаан хугацаанд ийм байдал үргэлжилбэл ажилтнууд байгууллагадаа итгэх итгэлээ алдаж, сэтгэл ханамж, тогтвор суурьшил буурна.

3. Бүтээмжийн буурал ба хяналтын сулрал

Менежментийн гол зорилго бол ажилтны бүтээмжийг зөв үнэлж, дэмжлэг үзүүлэх. Гэтэл цагийн бүртгэлгүй үед удирдлагад бодит өгөгдөл алга.

• Хэн ажлаа цагтаа хийж, хэн үр бүтээлгүй байгааг ялгах боломжгүй.

• Бодит дата үгүй тул шийдвэр гаргалт таамаглал дээр суурилна.

• Ажилтны гүйцэтгэлийг дэмжихийн оронд үл итгэх, хэт хянах орчин бий болдог.

Эцэст нь энэ бүхэн байгууллагын бүтээмжийг бууруулж, өрсөлдөх чадварыг сулруулдаг.

4. HR болон менежерийн ажлын ачаалал нэмэгдэх

Хүний нөөцийн багийн гол үүрэг бол зөвхөн ирц тоолох биш, харин байгууллагын стратеги, соёл, ажилтны хөгжлийг удирдах. Гэвч цаг бүртгэлгүй үед HR-ийн өдөр тутмын ажил дараах байдлаар “админ ажил”-д дарагдана:

• Excel дээр гараар өгөгдөл нэгтгэх

• Цалин тооцооны алдааг дахин нягтлах

• Ирцийн талаар ажилтан, менежерийн хооронд зуучлах

Энэ бүхэнд их хэмжээний цаг, хүч зарцуулж, HR-ийн стратегийн ажилд оруулах хөрөнгө оруулалт багасна.

5. Санхүүгийн алдагдал ба хууль эрх зүйн эрсдэл

Цаг бүртгэл зөв хийгдээгүй үед байгууллага дараах том эрсдэлтэй тулгардаг:

• Илүү цагийн зардал буруу тооцогдсоноос нууц санхүүгийн алдагдал бий болно.

• Хөдөлмөрийн хуулийн шаардлага хангагдахгүйгээс ажилтны маргаан, шүүхийн зарга, торгууль үүсч болзошгүй.

• Санхүүгийн тайлан, аудитын ил тод байдалд сөргөөр нөлөөлнө.

Энэ бүхэн байгууллагын нэр хүнд, итгэлцэлд хүнд цохилт өгдөг.

Timely.mn – Монгол байгууллагад зориулагдсан ухаалаг шийдэл

Эдгээр асуудлыг шийдэх хамгийн үр дүнтэй арга бол ухаалаг цаг бүртгэлийн систем нэвтрүүлэх. Монголын нөхцөлд тусгайлан боловсруулсан Timely.mn дараах давуу талуудыг санал болгодог:

• QR код ба GPS байршилтай ирц бүртгэл – бодитой, хуурамч мэдээлэлгүй

• Оффлайн горим – интернэт тасарсан ч бүртгэл хөтлөгдөнө

• Мобайл аппликэйшн – ажилтан, удирдлага аль алинд хялбар

• Автомат тайлан, Excel таталт – HR-ийн цагийг хэмнэнэ

• Илүү цаг, чөлөө, амралт-ын хүсэлт, зөвшөөрлийг дижитал хэлбэрээр удирдана

• Цалин бодолтыг шударга, ил тод болгоно

Timely системийн тусламжтай байгууллага зөвхөн цагийн бүртгэлээ автоматжуулаад зогсохгүй, бүтээмж, уур амьсгал, санхүүгийн ил тод байдлаа эрс сайжруулах боломжтой.

Цаг бүртгэлгүй байгууллага дараах 5 сорилттой нүүр тулдаг:

1. Илүү цаг, хоцролт, таслалтын маргаан

2. Цалин бодолтын алдаа

3. Бүтээмжийн буурал

4. HR-ийн ачаалал нэмэгдэх

5. Санхүү, хууль эрх зүйн эрсдэл

Эдгээр нь бүгд байгууллагын нэр хүнд, итгэлцэл, өсөлт хөгжилд шууд сөрөг нөлөө үзүүлдэг. Харин Timely.mn цаг бүртгэлийн систем нь эдгээр сорилтыг бодитойгоор шийдэж, байгууллагад ил тод, шударга, бүтээмжтэй соёл бүрдүүлэх хамгийн зөв шийдэл юм.