Хариуцлагын процессыг автоматжуулах боломжууд — 4500 үгтэй нийтлэл

Оршил: Хариуцлага бол байгууллагын амжилтын түлхүүр

Орчин үеийн байгууллагуудын хувьд хамгийн том сорилтуудын нэг нь ажилтнуудын хариуцлага болон түүнийг үнэлж, удирдах үйл явц юм. Хариуцлага гэдэг ойлголт нь зөвхөн цаг баримтлах, дүрмийг сахих гэхээс гадна байгууллагын зорилгод хүрэхэд хувь хүний оролцоо, гүйцэтгэл, манлайлалтай холбоотой өргөн хүрээтэй ойлголт болжээ.

Харамсалтай нь, уламжлалт арга барилаар хариуцлагын процессыг удирдах нь цаг их шаардсан, субъектив үнэлгээ давамгайлсан, маргаан үүсгэх эрсдэлтэй байдаг. Ийм нөхцөлд автоматжуулалт бол байгууллагын ил тод, шударга, өгөгдөлд суурилсан соёлыг төлөвшүүлэх хамгийн зөв шийдэл болж байна.

Энэ нийтлэлээр бид хариуцлагын процессыг автоматжуулахын ач холбогдол, хэрэгжүүлэх боломжуудыг дэлгэрэнгүй тайлбарлаж, Монголын нөхцөлд зориулан Timely системийн шийдлийг онцлон танилцуулна.

Хариуцлагын процесс гэж юу вэ?

Хариуцлагын процесс гэдэг нь байгууллага ажилтны үйл ажиллагаа, оролцоо, сахилга бат, зорилтын биелэлтэд системтэйгээр хяналт тавьж, үнэлж, шаардлагатай үед урамшуулал болон хариуцлага тооцох бүхий л үйл явцыг хэлнэ.

Энэ процесс дараах үе шаттайгаар өрнөдөг:

1. Өгөгдөл цуглуулах – ажилтны ирц, гүйцэтгэл, ажлын цаг, даалгаврын биелэлт.

2. Өгөгдөл боловсруулалт – тайлан, дүн шинжилгээ, KPI тооцоо.

3. Шийдвэр гаргалт – урамшуулал, торгууль, карьертэй холбоотой арга хэмжээ.

4. Буцаан холбоо – ажилтанд мэдээлэл өгч, сайжруулах зөвлөмж санал болгох.

Гэвч эдгээр алхамыг уламжлалт аргаар гүйцэтгэхэд их хэмжээний нөөц шаарддаг бөгөөд үнэн зөв байдал баталгаагүй. Энэ бол автоматжуулалт хэрэгтэй болсон гол шалтгаан.

Уламжлалт хариуцлагын процессын сул тал

2.1. Субъектив үнэлгээ

Менежерийн хувийн хандлага, ажилтантайгаа харилцах харилцаанаас шалтгаалж дүгнэлт өөрчлөгдөх нь элбэг.

2.2. Баримтжуулалтын алдаа

Гар аргаар хөтөлсөн бүртгэлүүд алдагдах, давхцах, эсвэл алдаатай байх магадлалтай.

2.3. Цаг хугацааны алдагдал

HR болон удирдлага тайлан гаргахын тулд цагаар биш, өдөр сараар ажиллах тохиолдол бий.

2.4. Маргаан үүсэх эрсдэл

Илүү цагийн бодолт, хоцролт, таслалтын бүртгэл ойлгомжгүй үед ажилтан ба удирдлагын хооронд маргаан гарна.

2.5. Хууль эрх зүйн хамгаалалт сул

Баримт нотолгоо хангалтгүйгээс шүүхийн маргаан эсвэл хөдөлмөрийн маргаанд байгууллага сул талтай байдалд ордог.

Автоматжуулалт яагаад зайлшгүй хэрэгтэй болсон бэ?

Байгууллага өсөхийн хэрээр ажилтнуудын тоо нэмэгдэж, тэднийг хянах процесс улам төвөгтэй болдог. Автоматжуулалт бол:

• Үр ашигтай ажиллагааны үндэс

• Ил тод байдлын баталгаа

• Хүний хүчин зүйлээс хамаарал бууруулах хэрэгсэл

• Бодит өгөгдөлд суурилсан шийдвэрийн эх сурвалж

Өөрөөр хэлбэл, автоматжуулалтгүйгээр байгууллагын хариуцлагын тогтолцоо урт хугацаанд тогтвортой байж чадахгүй.

Хариуцлагын процессыг автоматжуулах боломжууд

4.1. Цаг бүртгэл ба ирцийн удирдлага

Ажилтны ирц бол хариуцлагын гол хэмжүүр. Автомат системүүд:

• QR код, карт, мобайл апп ашиглан ирцийг баталгаажуулна.

• GPS байршил шалгана.

• Оффлайн горимд өгөгдөл алдахгүй.

4.2. Гүйцэтгэлийн үнэлгээ

KPI ба зорилтот ажлын биелэлтийг систем автоматаар бүртгэнэ.

• Төслийн явц, хугацааны хяналт.

• Чанарын үзүүлэлтүүд.

• Урамшуулал, торгуулийн бодит тооцоолол.

4.3. Сахилга бат ба дүрмийн хэрэгжилт

• Хоцролт, таслалт бүртгэгдэнэ.

• Давтамжийн мэдээлэлд үндэслэн анхааруулга автоматаар илгээгдэнэ.

• Дүрэм зөрчлийг шууд тэмдэглэж хадгална.

4.4. Автомат тайлан ба дүн шинжилгээ

• Ирцийн тайлан (өдөр, сар, улирал, жилээр).

• Хоцролтын дүн шинжилгээ.

• Илүү цагийн тооцоолол.

• Ажилтны гүйцэтгэлийн индекс.

4.5. Хүний нөөцийн интеграц

Автомат системийг HR шийдэлтэй холбосноор:

• Цалин бодолт автомат болно.

• Урамшуулал, торгууль автоматаар тооцогдоно.

• Ажилтны хувийн хэрэгт бүх өгөгдөл хадгалагдана.

Цаг бүртгэлгүй байгууллагын алдаа ба эрсдэл

Цаг бүртгэлгүй үед:

• Ажилтнууд хоцролт, таслалтын талаар маргадаг.

• Цалин бодолт шударга бус болж, сэтгэл ханамж буурдаг.

• HR-д илүү цагийн ачаалал үүсдэг.

• Хууль эрх зүйн маргаан үүсэх эрсдэл нэмэгддэг.

Эдгээр нь байгууллагын бүтээмжид шууд нөлөөлж, өсөлт хөгжилд саад болдог.

Автоматжуулсан системийн байгууллагад үзүүлэх нөлөө

6.1. Бүтээмж өснө

Ажилтнууд өөрийн хариуцлагыг мэдэрч, ажлын цагийг зөв ашигладаг.

6.2. HR-ийн ачаалал буурна

Тайлан, тооцооллыг гар аргаар хийх шаардлагагүй болно.

6.3. Ил тод соёл төлөвшинө

Маргаан, үл ойлголцол арилна.

6.4. Хууль эрх зүйн баталгаа бий болно

Албан ёсны бүртгэлүүд маргааны үед хамгаалалт болно.

Timely системийн шийдэл

Монголын нөхцөлд хамгийн тохиромжтой шийдэл бол Timely цаг бүртгэлийн систем.

Timely-ийн онцлог:

• QR код ба GPS бүртгэл.

• Оффлайн горимтой.

• Автомат тайлан, дүн шинжилгээ.

• Цалинтай шууд уялдах.

• Шударга, ил тод соёл бүрдүүлэх.

• Үнэ: нэг ажилтанд 3510₮-өөс.

Timely системийг ашигласнаар байгууллага зөвхөн цаг бүртгэлээ шийдэхгүй, харин хариуцлагын бүх процессыг шинэ түвшинд гаргана.

Хариуцлагын процессийг автоматжуулах нь байгууллагын амжилтын суурь юм. Энэ нь зөвхөн ажилтны сахилга батад бус, бүтээмж, байгууллагын соёл, өрсөлдөх чадварт ч нөлөөлдөг.

Timely систем бол Монголын байгууллагуудад зориулсан хамгийн бодитой, хялбар хэрэгжүүлж болох шийдэл. Хариуцлагын процессыг автоматжуулах нь байгууллагын ирээдүйн хөгжил, тогтвортой өсөлтийн баталгаа юм.