Цаг бүртгэлийн системийг байгууллагад нэвтрүүлэхийн өмнө мэдэх ёстой зүйлс

Орчин үеийн байгууллагын хамгийн чухал нөөц бол цаг. Ажилтнуудын ажлын цагийг зөв бүртгэж, хянахгүйгээр байгууллага үр ашигтай ажиллана гэж байхгүй. Гэвч цаг бүртгэлийн системийг зүгээр нэг суулгаад ашиглаж эхлэх нь хангалтгүй — үүний өмнө зөв ойлголт, төлөвлөлт, бэлтгэл шаардлагатай.

Энэ нийтлэлд бид цаг бүртгэлийн системийг байгууллагад нэвтрүүлэхийн өмнө анхаарах гол зүйлс, гаргадаг нийтлэг алдаанууд, мөн Timely.mn зэрэг ухаалаг системийн шийдлүүдийн талаар дэлгэрэнгүй авч үзье.

1. Цаг бүртгэлийн системийн зорилгоо тодорхойлох

Хамгийн түрүүнд хийх алхам бол “Яагаад бидэнд цаг бүртгэлийн систем хэрэгтэй вэ?” гэсэн асуултад үнэнчээр хариулах.

Зарим байгууллага зүгээр л “хоцрох, таслахыг хянах” зорилгоор систем нэвтрүүлэх гэж яардаг. Гэвч цаг бүртгэл бол зөвхөн хяналт биш — илүү үр ашигтай ажиллагаа, шударга цалин бодолт, ил тод соёлын үндэс юм.

Зорилгоо тодорхойлохдоо дараах зүйлийг бодолцох хэрэгтэй:

• Та ирцийн мэдээллийг автоматжуулахыг хүсэж байна уу?

• Цалин бодох процессыг хялбаршуулах уу?

• Ажилтнуудын бүтээмжийг хэмжих үү?

• Эсвэл байгууллагын дотоод соёлыг илүү ил тод болгох уу?

Зорилгоо тодорхойлсны дараа системийн сонголт илүү оновчтой болно.

2. Байгууллагын онцлогт тохирох шийдэл сонгох

Цаг бүртгэлийн шийдэл бүгд ижил биш. Зарим нь жижиг бизнесийн хэрэгцээнд, зарим нь олон салбартай байгууллагад зориулагдсан байдаг.

Сонголт хийхдээ дараах хүчин зүйлсийг харгалзан үзэх хэрэгтэй:

• Ажилтнууд тань оффис дотор уу, эсвэл гадаа талбайд ажилладаг уу?

• Байршил олон уу (филиал, салбаруудтай юу)?

• Интернэтгүй үед ч ажиллах шаардлагатай юу?

• Гар утсаар бүртгэх үү, эсвэл төхөөрөмж ашиглах уу?

Жишээ нь, Timely.mn систем GPS болон QR код ашиглан ажилтнуудын ирцийг бүртгэдэг. Түүнчлэн оффлайн горимтой, интернэтгүй үед ч өгөгдлөө хадгалж, дараа нь автоматаар серверт илгээдэг.

Ийм оновчтой шийдэл нь Монголын байгууллагын бодит нөхцөлд (барилга, талбай, хөдөө орон нутаг гэх мэт) илүү тохиромжтой байдаг.

3. Хүний нөөцийн бодлого болон дүрмийг уялдуулах

Цаг бүртгэлийн системийг нэвтрүүлэхийн өмнө байгууллага дотроо цагийн бодлого, дүрмээ тодорхой болгох ёстой.

Үүнд:

• Ажил эхлэх, дуусах стандарт цаг

• Илүү цагийн бодолт, амралтын журам

• Хоцролт, таслалтын дүрэм

• Хэн бүртгэлд өөрчлөлт хийх эрхтэй байх

Эдгээрийг тодорхой болгосноор системийн тохиргоо ойлгомжтой, шударга болно.

Timely.mn нь бодлогод тулгуурласан уян хатан тохиргоотой — байгууллага бүр өөрийн ажлын цагийн горим, чөлөөний төрөл, илүү цагийн бодолтыг тохируулах боломжтой.

4. Ажилтнуудын оролцоог хангах

Цаг бүртгэлийн системийг нэвтрүүлэх үед хамгийн их гардаг алдаа бол:

“Удирдлага шийдчихлээ, ажилтнууд дагаарай.”

Гэтэл ажилтнууд шинэ системийг “хяналт” гэж ойлгох хандлагатай байдаг. Тиймээс эхний өдрөөс л итгэлцэл, ойлголт, хамтын оролцоо бий болгох хэрэгтэй.

Дараах алхмуудыг хэрэгжүүлээрэй:

1. Системийг яагаад нэвтрүүлж байгаагаа ил тод тайлбарлах

2. Энэ нь ажилтнуудад ямар ашигтайг (илүү шударга цалин, амралтын ил тод хуваарь гэх мэт) онцлох

3. Сургалт, танилцуулга зохион байгуулах

4. Туршилтын хугацаа тогтоож, санал хүсэлт авах

Timely.mn-ийн хэрэглэгчид системийг нэвтрүүлэх эхний долоо хоногтоо “ашиглах сургалт” авснаар ажилтнууд хурдан дасан зохицдог.

5. Өгөгдлийн аюулгүй байдал ба хууль эрх зүйн нийцэл

Цаг бүртгэл нь ажилтнуудын хувийн мэдээлэлтэй холбоотой тул өгөгдөл хамгаалалт, нууцлалын бодлого маш чухал.

Анхаарах зүйлс:

• Систем нь өгөгдлийг шифрлэдэг эсэх

• Хувийн мэдээлэл (байршил, цаг, нэр гэх мэт) гуравдагч этгээдэд дамждаг эсэх

• Хуулийн дагуу мэдээлэл хадгалах хугацаа, устгалын журам

Timely.mn нь Мэдээллийн аюулгүй байдлын олон улсын стандартад нийцсэн шифрлэлтийн хамгаалалттай бөгөөд хэрэглэгчийн өгөгдлийг зөвхөн тухайн байгууллагын хандалттайгаар хадгалдаг.

6. Интеграци ба автоматжуулалт

Орчин үеийн HR менежментийн гол чиг хандлага бол системийн уялдаа юм.
Цаг бүртгэлийн систем нь дангаар ажиллахаас илүү, цалин бодох, гүйцэтгэлийн үнэлгээ, хүний нөөцийн удирдлагатай холбогдох ёстой.

Timely.mn нь дараах интеграцийн боломжуудтай:

• Excel / Google Sheet рүү автоматаар тайлан татах

• Цалин бодох системтэй холбох API

• Хүний нөөцийн платформтой холбогдох уян хатан шийдэл

Ингэснээр HR баг нэг товч дараад бүх тайлангаа авах боломжтой болдог.

7. Сургалт ба дэмжлэгийн систем

Хэрвээ систем нэвтрүүлсний дараа хэрэглэгчид ойлгохгүй байвал тэр систем хэрэггүйтэй адил. Тиймээс сайн support үйлчилгээ маш чухал.

Timely.mn нь:

• Монгол хэл дээр бүрэн гарын авлагатай

• Chatbot болон хэрэглэгчийн дэмжлэгийн багтай

• Нэвтрүүлсний дараа 1:1 onboarding сургалт зохион байгуулдаг

8. Үнэлгээ ба ROI (Return on Investment)

Системийн зардал бус ашгийн буцаан өгөөж гэж хар.
Жилд хэдэн цагийг гараар бүртгэхэд алддаг вэ?
Цалин бодохдоо хэдэн алдаа гардаг вэ?
Ирцийн зөрчил, маргаанаас үүдсэн хохирол хэд вэ?

Эдгээрийг тооцвол цаг бүртгэлийн системийн үнэ өртөг нь маш хурдан нөхөгддөг.
Timely.mn хэрэглэгчид дунджаар:

• HR-ийн ажлын цагийг 40% хэмнэсэн

• Илүү цагийн зөрчлийг 60% бууруулсан

• Ажилтны сэтгэл ханамжийг мэдэгдэхүйц өсгөсөн байдаг.

9. Алхам алхмаар нэвтрүүлэх стратеги

Амжилттай хэрэгжүүлэхийн тулд дараах 9 алхамтай төлөвлөгөө гаргаарай:

1. Зорилгоо тодорхойлох

2. Систем судлах, туршиж үзэх

3. HR бодлогоо уялдуулах

4. Ажилтнуудаа оролцуулах

5. Өгөгдлийн хамгаалалт шалгах

6. Интеграц төлөвлөх

7. Туршилтын хугацаа хэрэгжүүлэх

8. Сургалт, дэмжлэг зохион байгуулах

9. Үр дүнг хэмжих

Энэ шат дарааллыг Timely.mn системийн баг нэвтрүүлэлтийн зөвлөх үйлчилгээний хүрээнд байгууллагуудад тусалж хэрэгжүүлдэг.

Цаг бүртгэлийн системийг нэвтрүүлэх нь зүгээр нэг технологийн шинэчлэл биш — байгууллагын соёлыг өөрчлөх алхам юм.
Энэ үйл явцад зорилго, бодлого, итгэлцэл, аюулгүй байдал, сургалт гээд олон хүчин зүйл уялдана.

Timely.mn нь Монголын байгууллагуудын нөхцөлд хамгийн тохирсон, ухаалаг, уян хатан, хэрэглэхэд хялбар цаг бүртгэлийн систем бөгөөд:

• Ирцийн бүртгэлийг автоматжуулж

• Цалин бодолтыг хөнгөвчилж

• HR багийн ажлыг хялбаршуулж

• Байгууллагын соёлыг илүү шударга, ил тод болгодог.

Та цаг бүртгэлийн систем нэвтрүүлэх гэж байна уу?
Timely.mn танд бүх шатанд хамтран ажиллана.
👉 https://timely.mn